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コラム
収納力アップで作業効率アップ！
御社のオフィスはゴチャゴチャしていませんか？ オフィス内がゴチャゴチャしていると、作業効率がダウンして、生産性が下がってしまいます。場合によっては、社員のモチベーションが下がってしまい、最悪の結果として離職者が出てしまう……、そんな恐れもあります。
そんなゴチャゴチャを解消するには、オフィスの収納を見直しましょう。例え狭いオフィスでも、整理整頓や収納ルールを決めたり、さらにオフィスレイアウトを見直すだけでも、ゴチャゴチャを解消する事ができます。このコラムを読めば、オフィスの整理整頓術が身に付くはずです。
オフィスのゴチャゴチャ解消には整理整頓の徹底を
オフィスのゴチャゴチャを解消するには、単純に収納力のあるオフィス家具を購入すれば良い訳ではありません。会社もしくは部署内で収納に関するルールを決めて、整理整頓の徹底を行う事から始めます。
これをせずにオフィス家具を購入しても、最初は片付くかもしれませんが、収納ルールが定まっていないので、すぐに元のゴチャゴチャな状態に戻ってしまいます。さらに、どこに何をしまったかが把握できない為に、以前に増して作業効率のダウンを招く恐れもあります。
収納ルールを統一させる
スタッフの一人ひとりが勝手なルールで収納をしていると、属人性が生まれてしまいます。その結果は、収納した本人がいなければ必要な書類がどこにあるか分からないといった、最悪の状況となります。そんな最悪な状況を避ける為にも、会社や部署内で収納ルールを統一する事が、オフィスのゴチャゴチャを解消する第一歩です。
オフィスの収納ルール作成のコツ
収納ルールを作成するコツはいくつかありますが、その中でも代表的なものを3つご紹介します。収納ルールを決めて整理整頓を徹底する事で、今ある収納家具だけでも、今まで以上に収納力はアップします。
コツ1：必要な物とそうでない物を区別する
まず1つ目は、必要な物とそうでない物の区別をしっかりとする事。いらない物をいつまでも保存しておく事は、収納場所を圧迫するだけでなく、必要な物を見つけ出しにくくします
コツ2：用途別に収納場所をまとめる
当たり前の事と思われるかもしれませんが、ゴチャゴチャしたオフィスの要因として、用途別に収納場所が決まっていない事が挙げられます。例えば進展中の案件とすでに終わってしまった案件の書類が混在していたり、文具を保管しておく場所が3箇所以上あるなどがよく見受けられます。これでは作業効率はダウンするばかりです。
またコピー用紙が置かれている場所が、コピー機からずっと離れた場所にあるといった事も、時間と手間を増やす元凶です。
コツ3：使う頻度に合わせて置く場所を決める
一日の間で頻繁に使う物は半径5m以内、1日数回利用する程度の物は半径20m以内の位置に設置するようにします。これ以上の距離をつくってしまうと、従業員の中で「遠い」「面倒くさい」「億劫」といった感情が生まれ、仕事に対するモチベーションダウンにつながります。
ゴチャゴチャを解消して快適なオフィスづくりを
会社や部署内でスタッフ共有物の収納ルールを決めたら、後は個人の荷物の整理整頓を行います。基本はデスクの上はラックやケースを利用し、書類などを平置きにしないようにする事。そしてデスクの引き出しは、中仕切りを利用し、使用頻度の高い物を手前にしまうようにします。自分の身の周りがスッキリすれば、自然と周りもキレイにしようという意識が働きます。
ゴチャゴチャとしたオフィスでは、どんなに頑張っても作業効率を上がりません。そうした状態を避ける為にもにも、一人ひとりが快適なオフィスをつくる意識をしっかりと持ち、整理整頓を心がけましょう！
