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COLUMN
コラム
テレワークやサテライトオフィスなど、政府が主導となって進めている働き方改革を推し進めていくうえで、ペーパレス化は重要なポイントになるでしょう。まだ実現していない企業も多くありますが、2017年1月20日に日本製紙連合会が発表した「2017（平成29）年紙・板紙内需試算報告」によると、2011年をピークに紙・板紙の内需は減少し続けています。もちろん原因はひとつではありませんが、電子媒体へのシフトやペーパーレス化が影響していることは間違いありません。
そこで今回はペーパーレス化のメリットとデメリット、そしてペーパーレス化を進めていくうえでオフィスデザインに取り入れたい工夫についてご紹介します。
ペーパーレス化のメリット
オフィスから紙をなくし電子データにすることで得られる主なメリットには、次のようなものがあります。
- 1.探している書類がすぐに見つかる
- 2.社外にいても情報共有ができる
- 3.オフィスからモノが減り、シンプルなデザインが可能になる
ペーパーレス化のデメリット
次にペーパーレス化にすることのデメリットですが、実はオフィスをペーパーレス化にすることのデメリットはほとんどないといっても過言ではありません。あえて挙げるとするとシステムがダウンしてしまった際に文書の閲覧ができなくなってしまうことです。しかしこれもバックアップをしっかりと取り、重要な書類はローカルにも保存しておくといった回避策をあらかじめ行っておけば、それほど大きな問題ではありません。
もちろん、取引先が紙文書を求めてくる場合もありますので、100%のペーパーレス化は難しいかもしれませんが、できる限りのペーパーレス化を進めることで、コストの削減、業務の効率化、BCP対策とあらゆる面で大きなメリットを享受できます。
ペーパーレス化で変わるオフィスデザイン
オフィスがペーパーレス化されることで、デザインも大きく変わります。例えば紙文書がなくなることで、引き出しのないデスクを導入することができるようになります。これによって選択できるデスクの種類が増えると同時に、フリーアドレスなどのオフィスデザインもつくりやすくなります。
ペーパーレス化が進むと、オフィスからキャビネットや書類棚が減り、見た目もすっきりと開放感のあるものになります。しかし先述したように、100％紙文書をなくすことは簡単ではありません。重要なものは紙文書で残さなければならないといったこともあるでしょう。そういった場合は、こうした工夫で解決することが可能です。
▼セキュアな環境を用意する
紙文書を扱うエリアを半透明アクリルでできたセキュリティスクリーンをスライドレールとともに取り付け、重要な書類を扱う際は周りから見えなくできるようにします。通常時は開放しておくことで、オフィス全体の開放感を損なうことはありません。
▼紙であってもアクセスしやすくする
マグネットに対応した壁を導入することで、手書きのメモや資料を磁石で貼り、紙であっても情報にアクセスしやすい導線を確保します。これにより、紙であっても場所をとることなく、情報へのアクセスも簡単です。
ペーパーレス化を進めるのであれば、紙だからこその特性を生かした工夫やデジタルとの区別ができるオフィスデザインを考えましょう。
まとめ
今後、世の中は確実にペーパーレス化へ進んでいきます。そうした時代の流れに合わせたオフィスの移転や改装を検討する際は、プロに相談することをおすすめします。快適なオフィスを実現するための工夫を施したオフィスデザインのご相談は、ぜひオフィスルにお任せください。
