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COLUMN
コラム
オフィスデザインを考える際、まずやるべきことはコンセプトの設計です。「開放的」、「シンプル」、「重厚感」など全体的なコンセプトを決めます。そして、その次にやらなくてはならないことはゾーニングです。効率的なオフィスレイアウトを社員の意見を取り入れて考える前に、まずはどの部門がどこと連携する機会が多いかを考えます。連携する機会が多い部門間を隣接させることで、業務効率の向上が見込めます。そこで今回はコンセプト設計が決まったら考えるべき、部門間連携についてご紹介します。
まずはオフィスを大きく2つのエリアに分類する
オフィスレイアウトを設計するには、オフィスを大きく2つのエリアに分類することから始めます。
- 1.来客者（外部の人間）とスタッフが共有するエリア
- 2.スタッフのみが立ち入れるエリア
この2つのエリアを上手く振り分けることが、使い勝手のよい効率的なオフィスレイアウトの大原則です。またこのゾーニングは、個人情報保護法に伴うプライバシーマークやISO27001の取得を目指している場合、非常に重要なポイントになるため、特に2つのエリアが隣接する部分は慎重な振り分けをする必要があります。
来客者とスタッフが共有するエリアのゾーニング
受付や商談室、トイレなど来客者とスタッフが共有するエリアのゾーニングは、基本的に受付を基点に考えます。例えば受付から商談室へのルートは、スタッフが働く執務室とは逆に配置することで、スタッフと来客者が通路で鉢合わせになることもなくスムーズな移動が可能になります。また商談室と執務室を離すことで、機密情報の漏えいといったリスクを軽減することもできます。
ほかには、商談室の近くに給湯室を配置することで、来客者が来た際にすぐにお茶を出せるようになります。さらに商談室の近くにオープンスペースの休憩室を設置することで、来客者と別部署のスタッフとのコミュニケーションが取りやすくなるメリットがあります。
スタッフのみが立ち入れるエリアのゾーニング
スタッフの身が立ち入れるエリアのゾーニングで、もっとも重要なポイントは部門別連携をスムーズに行えるようにすることです。例えば社長と役員は頻繁に打ち合わせが必要になるため、それぞれの部屋が離れていては業務効率が著しく低下することになります。それと同様にシステム開発部とデザイン部、営業部と購買部などそれぞれに密接な関係を持つ部門やエリアは隣接させるようなデザインをすることで、業務効率を大きくアップさせることができます。
また来客者とスタッフが共有するエリアと隣接する部分には、前項でも触れたようにオープンスペースの休憩室などでワンクッションを置きますが、来客者との商談が多い営業部をできるだけ商談エリアの近くに設置するのも、オフィスの導線をスムーズにするという意味では有効です。
業務効率の良さはオフィスデザインが重要
業務効率を上げることとオフィスデザインは非常に密接な関係にあります。これから、移転や改装など、新たなオフィスデザインを検討されている場合、今回ご紹介したゾーニングをもとに、業務効率を考え、部門間の連携を意識してオフィスレイアウトを設計されることをおすすめします。
