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COLUMN
コラム
オフィス移転を予定したものの、何からはじめようか迷ってしまう方は多いかもしれません。特に会社として初めての移転であれば、少し不安な中での移転作業になるかもしれません。トラブルを防ぐ意味でも、どんなスケジュールで何を準備していくのかを知っておきたいもの。そこで今回は移転のスケジュールと注意点についてご紹介します。
新しいオフィス探しをする前に賃貸契約書の確認を！
新しいオフィスを探す、もしくはそれと同時にやっておくべきことがあります。それは現在のオフィスの賃貸契約書の確認です。その中でも注意すべきは、解約予告はいつまでにすべきかという点です。
マンションやアパートの賃貸契約の場合、解約告知は1～2ヵ月前というのが一般的です。しかしオフィス契約を解約する場合、希望日の半年前までに解約予告をしなければならないといったことも珍しくはありません。その場合、仮に新しいオフィスに2ヵ月後から移転が決まってとしても、残り4ヵ月分は誰もいないオフィスの家賃を払うことになります。
またもう一つ賃貸契約書の中で確認すべき点は、原状回復はどこまで行うかです。後になってトラブルを起こさないためにも、賃貸契約書をしっかりと確認しておきましょう。さらにオフィスの規模にもよりますが、原状回復工事は通常約1ヵ月はかかります。原状回復工事は退去後に行うため、解約予告期限に1ヵ月をプラスして、解約予告をする必要がありますのでご注意ください。
新しいオフィスを決めるうえで注意すること
新しいオフィスを見つける際のポイントは、場所、広さ、内装、家賃、周辺環境などさまざまな確認ポイントがありますが、案外見落としがちなのが、オフィスが入っているビルの環境です。エレベーターの数、セキュリティ、空調、ほか細かい施設などはそこで働いていくうえで非常に重要なポイントです。快適に仕事をするためにもビルの環境をしっかりと確認しましょう。
オフィスが決まったら次は内装、引っ越し業者の選定です。特に内装は将来的な人員増加や組織改革を考慮したうえで慎重に進める必要があるため、豊富な施工実績がある業者を選定するようにします。また工事が始まる前にはビル、消防署などに書類提出が必要となりますので、移転の2～3ヵ月前までには準備をしておきましょう。
移転はマニュアルを用意してスムーズに行う
引っ越し自体は業者が行いますが、その後の整理は自分たちで行うことになります。なお、移転後すぐに開始しなければならない業務は荷物を別にしておき、まずはそこから開封していくようにします。また電気、水道、ガス、ネット回線といったインフラはその日から使えるように移転2ヵ月前までにはすべて移転手続きを済ませておいてください。
新しいオフィスの整理は各部署でリーダーを決め、リーダーの指示に従って行います。そのため各部署のリーダーは事前にマニュアルをつくり当日はスムーズに整理が進むよう、移転1ヵ月前ぐらいから打ち合わせをしておくようにします。
オフィスの移転は、通常の引っ越しに比べ役所に届ける書類が多いため、事前にプロに相談して取得するもの、提出するものを表にしてまとめておきましょう。特に市や区を越えて移転する場合は印鑑カードなどもすべて新しいものに変わりますので十分に注意をして準備を進めてください。
